Deskripsi pekerjaan
Project Administration & Marketing Support Officer memegang peran vital sebagai penghubung lintas departemen yang bertanggung jawab penuh dalam mendukung kelancaran administrasi proyek serta operasional pemasaran. Posisi ini memastikan setiap tahapan mulai dari permintaan pelanggan, penyusunan penawaran, pemantauan dokumen, koordinasi pengiriman barang, hingga proses penagihan berjalan terstruktur dan sesuai target perusahaan. Tugas utama posisi ini meliputi pengelolaan dokumen kontrak dan proyek, pembuatan jadwal monitoring pekerjaan, penyusunan dokumen penawaran komersial (quotation), serta pengolahan data menggunakan fungsi lanjutan Microsoft Excel. Staf ini juga bertugas mengkoordinasikan ketersediaan material bersama bagian purchasing dan warehouse, memantau pengiriman barang, serta menyiapkan kelengkapan berkas penagihan agar berkoordinasi secara efektif dengan departemen keuangan.
Tanggung jawab: A. ADMINISTRASI PROJECT; Menyiapkan, memeriksa, dan mengelola seluruh dokumen administrasi proyek sejak tahap awal hingga penyelesaian; Membuat dan memperbarui daftar proyek aktif beserta informasi pelanggan, lokasi, nomor kontrak, nilai pekerjaan, jadwal, dan PIC terkait; Mengelola dokumen Purchase Order (PO), Surat Perintah Kerja (SPK), kontrak, dokumen teknis, serta korespondensi proyek; Membantu penyusunan dokumen pendukung pelaksanaan pekerjaan, termasuk surat tugas, surat jalan, dan permintaan material; Membuat monitoring jadwal proyek berdasarkan target yang ditetapkan Project Manager atau penanggung jawab proyek; Mengumpulkan dan merekap laporan progres pekerjaan dari tim lapangan; Memantau kelengkapan dokumen pendukung progres pekerjaan dan termin penagihan; Membantu penyiapan dokumen Berita Acara Serah Terima (BAST), berita acara progres, dan dokumen penutupan proyek; Mengidentifikasi pekerjaan atau dokumen yang tertunda dan melakukan follow-up kepada PIC terkait; Memastikan dokumen proyek tersimpan secara terstruktur, aman, dan mudah ditelusuri; B. MARKETING & SALES ADMINISTRATION; Menerima dan mencatat permintaan penawaran harga dari pelanggan; Membantu tim Marketing menyiapkan quotation, proposal komersial, dan dokumen administrasi penawaran; Memastikan kesesuaian data penawaran, termasuk nama produk, tipe, spesifikasi, jumlah, harga, syarat pembayaran, dan estimasi pengiriman; Mengelola database pelanggan, rumah sakit, kontraktor, konsultan, distributor, dan calon mitra bisnis; Melakukan follow-up penawaran yang telah dikirim sesuai arahan tim Marketing; Memantau status penawaran mulai dari inquiry, quotation, negosiasi, PO, hingga realisasi penjualan; Membuat rekapitulasi penawaran berdasarkan pelanggan, proyek, nilai, tanggal, dan status tindak lanjut; Membantu menyiapkan katalog, company profile, brosur, sertifikat, surat dukungan, dan dokumen administrasi tender; Menyiapkan dokumen pendukung kegiatan presentasi, pertemuan pelanggan, pameran, dan kegiatan pemasaran lainnya; Membuat laporan penawaran dan aktivitas Marketing secara berkala; C. ORDER PROCESSING & DELIVERY MONITORING; Memeriksa kelengkapan dokumen pesanan pelanggan sebelum diteruskan ke departemen terkait; Memastikan kesesuaian antara PO pelanggan, penawaran yang disetujui, serta dokumen internal; Berkoordinasi dengan Purchasing mengenai status pemesanan dan estimasi kedatangan barang; Berkoordinasi dengan Warehouse mengenai kesiapan material dan jadwal pengiriman; Membuat rekapitulasi outstanding order dan outstanding delivery; Melakukan follow-up terhadap barang yang belum tersedia atau belum dikirim; Memantau dokumen surat jalan, bukti pengiriman, dan tanda terima pelanggan; Menginformasikan potensi keterlambatan kepada PIC dan atasan sebelum berdampak pada jadwal proyek; Membantu penyelesaian perbedaan data administrasi antara pesanan, pengiriman, dan penerimaan barang; D. BILLING & DOCUMENT CONTROL SUPPORT; Menyiapkan kelengkapan dokumen pendukung penagihan berdasarkan ketentuan kontrak atau PO; Berkoordinasi dengan Finance terkait kesiapan invoice, faktur pajak, dan dokumen pendukung lainnya; Memantau jadwal termin pembayaran sesuai dokumen kontrak; Membuat daftar tagihan yang siap diproses dan dokumen yang masih belum lengkap; Membantu menindaklanjuti kekurangan dokumen administrasi yang menghambat proses penagihan; Melakukan pencocokan data nilai PO, progres pekerjaan, BAST, dan dokumen pendukung sebelum diserahkan kepada Finance; Menjaga kerahasiaan informasi harga, kontrak, pelanggan, dan dokumen perusahaan; Posisi ini mendukung kelengkapan administrasi penagihan, sedangkan penerbitan dokumen keuangan dan pencatatan akuntansi tetap menjadi kewenangan Finance; E. COORDINATION, MONITORING & REPORTING; Menjadi penghubung administratif antara departemen Marketing, Engineering, Project, Purchasing, Warehouse, dan Finance; Opens rapat koordinasi sesuai kebutuhan serta membuat Minutes of Meeting (MOM); Menyusun daftar pekerjaan yang harus ditindaklanjuti berdasarkan hasil rapat; Memastikan setiap pekerjaan memiliki PIC, target penyelesaian, dan status yang jelas; Melakukan pengingat serta follow-up terhadap pekerjaan yang mendekati atau melewati tenggat waktu; Menyampaikan kendala dan potensi risiko kepada atasan secara tepat waktu; Membuat laporan aktivitas harian, laporan outstanding mingguan, dan rekapitulasi bulanan; Memastikan informasi yang dilaporkan dapat dipertanggungjawabkan berdasarkan dokumen dan konfirmasi PIC terkait.
Kualifikasi: Pendidikan minimal D3/S1 Administrasi Bisnis, Manajemen, Akuntansi, Teknik Industri, Teknik Sipil, atau jurusan relevan; Memiliki pengalaman kerja minimal 2 tahun di bidang Project Administration, Sales Administration, Marketing Support, Project Control, atau posisi sejenis; Diutamakan memiliki pengalaman pada perusahaan kontraktor, MEP, engineering, supplier alat kesehatan, distributor, atau proyek pembangunan rumah sakit; Menguasai Microsoft Excel, Word, PowerPoint, email bisnis, dan pengelolaan dokumen digital; Mampu menyusun laporan administrasi, monitoring pekerjaan, dan rekapitulasi data dengan rapi dan akurat; Memiliki kemampuan komunikasi lisan dan tertulis yang baik serta profesional; Terbiasa bekerja dengan beberapa pekerjaan dan tenggat waktu secara bersamaan; Memiliki kemampuan analisis sederhana, pengaturan prioritas, dan penyelesaian masalah; Teliti dalam memeriksa angka, harga, kuantitas, spesifikasi, tanggal, dan kelengkapan dokumen; Memiliki integritas, kedisiplinan, tanggung jawab, serta kemauan belajar yang tinggi; Mampu bekerja secara mandiri maupun dalam tim; Bersedia mengikuti sistem kerja, SOP, dan evaluasi kinerja perusahaan; Bersedia ditempatkan secara penuh di kantor BCMS, Jatimakmur, Bekasi; Diutamakan dapat bergabung maksimal 14 hari setelah dinyatakan diterima.
Tanggung jawab
- A. ADMINISTRASI PROJECT
- Menyiapkan, memeriksa, dan mengelola seluruh dokumen administrasi proyek sejak tahap awal hingga penyelesaian
- Membuat dan memperbarui daftar proyek aktif beserta informasi pelanggan, lokasi, nomor kontrak, nilai pekerjaan, jadwal, dan PIC terkait
- Mengelola dokumen Purchase Order (PO), Surat Perintah Kerja (SPK), kontrak, dokumen teknis, serta korespondensi proyek
- Membantu penyusunan dokumen pendukung pelaksanaan pekerjaan, termasuk surat tugas, surat jalan, dan permintaan material
- Membuat monitoring jadwal proyek berdasarkan target yang ditetapkan Project Manager atau penanggung jawab proyek
- Mengumpulkan dan merekap laporan progres pekerjaan dari tim lapangan
- Memantau kelengkapan dokumen pendukung progres pekerjaan dan termin penagihan
- Membantu penyiapan dokumen Berita Acara Serah Terima (BAST), berita acara progres, dan dokumen penutupan proyek
- Mengidentifikasi pekerjaan atau dokumen yang tertunda dan melakukan follow-up kepada PIC terkait
- Memastikan dokumen proyek tersimpan secara terstruktur, aman, dan mudah ditelusuri
- B. MARKETING & SALES ADMINISTRATION
- Menerima dan mencatat permintaan penawaran harga dari pelanggan
- Membantu tim Marketing menyiapkan quotation, proposal komersial, dan dokumen administrasi penawaran
- Memastikan kesesuaian data penawaran, termasuk nama produk, tipe, spesifikasi, jumlah, harga, syarat pembayaran, dan estimasi pengiriman
- Mengelola database pelanggan, rumah sakit, kontraktor, konsultan, distributor, dan calon mitra bisnis
- Melakukan follow-up penawaran yang telah dikirim sesuai arahan tim Marketing
- Memantau status penawaran mulai dari inquiry, quotation, negosiasi, PO, hingga realisasi penjualan
- Membuat rekapitulasi penawaran berdasarkan pelanggan, proyek, nilai, tanggal, dan status tindak lanjut
- Membantu menyiapkan katalog, company profile, brosur, sertifikat, surat dukungan, dan dokumen administrasi tender
- Menyiapkan dokumen pendukung kegiatan presentasi, pertemuan pelanggan, pameran, dan kegiatan pemasaran lainnya
- Membuat laporan penawaran dan aktivitas Marketing secara berkala
- C. ORDER PROCESSING & DELIVERY MONITORING
- Memeriksa kelengkapan dokumen pesanan pelanggan sebelum diteruskan ke departemen terkait
- Memastikan kesesuaian antara PO pelanggan, penawaran yang disetujui, serta dokumen internal
- Berkoordinasi dengan Purchasing mengenai status pemesanan dan estimasi kedatangan barang
- Berkoordinasi dengan Warehouse mengenai kesiapan material dan jadwal pengiriman
- Membuat rekapitulasi outstanding order dan outstanding delivery
- Melakukan follow-up terhadap barang yang belum tersedia atau belum dikirim
- Memantau dokumen surat jalan, bukti pengiriman, dan tanda terima pelanggan
- Menginformasikan potensi keterlambatan kepada PIC dan atasan sebelum berdampak pada jadwal proyek
- Membantu penyelesaian perbedaan data administrasi antara pesanan, pengiriman, dan penerimaan barang
- D. BILLING & DOCUMENT CONTROL SUPPORT
- Menyiapkan kelengkapan dokumen pendukung penagihan berdasarkan ketentuan kontrak atau PO
- Berkoordinasi dengan Finance terkait kesiapan invoice, faktur pajak, dan dokumen pendukung lainnya
- Memantau jadwal termin pembayaran sesuai dokumen kontrak
- Membuat daftar tagihan yang siap diproses dan dokumen yang masih belum lengkap
- Membantu menindaklanjuti kekurangan dokumen administrasi yang menghambat proses penagihan
- Melakukan pencocokan data nilai PO, progres pekerjaan, BAST, dan dokumen pendukung sebelum diserahkan kepada Finance
- Menjaga kerahasiaan informasi harga, kontrak, pelanggan, dan dokumen perusahaan
- Posisi ini mendukung kelengkapan administrasi penagihan, sedangkan penerbitan dokumen keuangan dan pencatatan akuntansi tetap menjadi kewenangan Finance
- E. COORDINATION, MONITORING & REPORTING
- Menjadi penghubung administratif antara departemen Marketing, Engineering, Project, Purchasing, Warehouse, dan Finance
- Opens rapat koordinasi sesuai kebutuhan serta membuat Minutes of Meeting (MOM)
- Menyusun daftar pekerjaan yang harus ditindaklanjuti berdasarkan hasil rapat
- Memastikan setiap pekerjaan memiliki PIC, target penyelesaian, dan status yang jelas
- Melakukan pengingat serta follow-up terhadap pekerjaan yang mendekati atau melewati tenggat waktu
- Menyampaikan kendala dan potensi risiko kepada atasan secara tepat waktu
- Membuat laporan aktivitas harian, laporan outstanding mingguan, dan rekapitulasi bulanan
- Memastikan informasi yang dilaporkan dapat dipertanggungjawabkan berdasarkan dokumen dan konfirmasi PIC terkait
Kualifikasi
- Pendidikan minimal D3/S1 Administrasi Bisnis, Manajemen, Akuntansi, Teknik Industri, Teknik Sipil, atau jurusan relevan
- Memiliki pengalaman kerja minimal 2 tahun di bidang Project Administration, Sales Administration, Marketing Support, Project Control, atau posisi sejenis
- Diutamakan memiliki pengalaman pada perusahaan kontraktor, MEP, engineering, supplier alat kesehatan, distributor, atau proyek pembangunan rumah sakit
- Menguasai Microsoft Excel, Word, PowerPoint, email bisnis, dan pengelolaan dokumen digital
- Mampu menyusun laporan administrasi, monitoring pekerjaan, dan rekapitulasi data dengan rapi dan akurat
- Memiliki kemampuan komunikasi lisan dan tertulis yang baik serta profesional
- Terbiasa bekerja dengan beberapa pekerjaan dan tenggat waktu secara bersamaan
- Memiliki kemampuan analisis sederhana, pengaturan prioritas, dan penyelesaian masalah
- Teliti dalam memeriksa angka, harga, kuantitas, spesifikasi, tanggal, dan kelengkapan dokumen
- Memiliki integritas, kedisiplinan, tanggung jawab, serta kemauan belajar yang tinggi
- Mampu bekerja secara mandiri maupun dalam tim
- Bersedia mengikuti sistem kerja, SOP, dan evaluasi kinerja perusahaan
- Bersedia ditempatkan secara penuh di kantor BCMS, Jatimakmur, Bekasi
- Diutamakan dapat bergabung maksimal 14 hari setelah dinyatakan diterima
Informasi lowongan
- Tipe pekerjaan
- Full-time
- Pendidikan
- D3
- Gaji
- Rp 6.000.000 – Rp 8.000.000 per month
- Batas lamaran
- 12 November 2026